Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation électronique

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La facturation électronique est déjà une réalité dans beaucoup d’entreprises. Et pourquoi ne pas l’adopter dans votre entreprise, voici les avantages que vous pourriez en tirer.

Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation électronique

Selon cet article de l’éditeur du logiciel de facturation Integral, la facturation électronique est la solution d’avenir grâce à ces nombreux avantages pour les entreprises :

Enregistrement des opérations comptables de vente

La première est que l’utilisation d’un logiciel de facturation électronique permet à une entreprise d’économiser plus de 80% de l’argent normalement investi pour le générer, l’envoyer par la poste, confirmer sa réception et les autres étapes de ce long processus jusqu’à générer finalement le paiement.

Productivité

Le deuxième avantage est que les personnes qui ont eu à superviser que ce processus a été effectué d’une manière personnelle, comme appeler pour confirmer la réception de documents, peuvent maintenant se consacrer à d’autres tâches plus productives pour l’entreprise, ce qui rend en outre la procédure beaucoup plus efficace et avec un taux d’erreur presque nul.

Ceci est d’autant plus remarquable que, dans le cas de factures physiques, elles étaient faites à la main ou imprimées par ordinateur mais devaient être imprimées, elles étaient très susceptibles d’être perdues ou endommagées, ce qui, bien que constituant un risque très probable, avait de sérieuses implications ;  le fait qu’une facture ne soit pas liée dans les documents comptables correspondants peut être un symptôme d’irrégularités entraînant une vigilance et un contrôle accrus.

Le logiciel de gestion et de facturation peut contrôler automatiquement les processus avec, par exemple, le processus de facturation et de comptabilité. Une fois la commande préparée, un bon de livraison et la facture correspondante sont générés. La facture sera comptabilisée automatiquement, de sorte que l’ensemble du processus se déroulera sans erreur.

Les programmes de facturation offrent également des fonctions telles que l’envoi automatique d’e-mails à des clients individuels, la génération de factures récurrentes et d’autres fonctions qui permettent d’économiser beaucoup de temps et de ressources lors de la gestion de la facturation.

Réduire le nombre d’erreurs

Lorsque vous devez gérer de nombreux clients et fournisseurs dans votre entreprise, il est possible d’arriver à un point où vous êtes plongé dans une mer de documents qui, peu importe vos efforts, sont très difficiles à organiser et à contrôler. Il peut donc arriver que certains d’entre eux soient endommagés ou perdus, au lieu de cela, en utilisant des factures électroniques et des logiciels pour les gérer, vous pouvez avoir la tranquillité d’esprit que toutes ces informations vont être stockées dans le nuage et vous ou votre comptable sera en mesure de les consulter quand ils l’exigent d’une manière très simple.

En outre, le logiciel de facturation électronique effectue une grande partie du travail pour vous, puisque sa conception a prédéterminé les champs que vous devez remplir et que le format a toutes les conditions techniques et juridiques requises.

Une gestion des stocks plus efficace

Cette fonctionnalité du logiciel de gestion des stocks apporte des avantages tels que la possibilité pour le client d’accéder au produit et de connaître ses caractéristiques et sa disponibilité. Après que le client a passé une commande, le programme met automatiquement à jour l’inventaire des produits, de sorte que le stock est toujours à jour.

Optimiser les ressources de manière plus efficace

Un bon logiciel de facturation nous permettra d’analyser les ventes de produits. Il nous fournira des informations sur toutes les opérations effectuées. Cela nous permet de mieux optimiser nos ressources et d’augmenter ainsi les marges bénéficiaires.

Perspective globale de votre entreprise

Un bon logiciel de facturation inclut généralement la possibilité de visualiser des graphiques pour vérifier les changements mensuels dans la facturation, les changements de clients et de fournisseurs afin de donner à l’entreprise une vue d’ensemble visuelle.

Pourquoi implémenter la facturation électronique  ?

avantages-logiciel-facturation-electroniqueLa facturation électronique, avec tous ses avantages logistiques et opérationnels, s’est donc positionnée dans le monde comme l’option la plus efficace de facturation. La facturation électronique est une option qui offre beaucoup plus de garanties et de sécurité, tant pour les entrepreneurs que pour les consommateurs.

Lorsqu’il s’agit de comptabiliser et d’émettre des factures au sein d’une entreprise, il est important de se doter d’un programme complet de facturation électronique. De plus en plus d’entreprises font le saut vers la facturation électronique, mais de nombreux doutes subsistent à son sujet.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, on considère qu’un programme de facturation électronique est un programme capable d’effectuer une gestion intégrale de la facturation dans le plan électronique. Ces programmes ne sont pas seulement chargés d’émettre la facture, mais ils effectuent également des tâches de comptabilité, d’émission et de réception de factures, et, en outre, ils s’intègrent à d’autres programmes, obtenant ainsi une vision globale de l’entreprise.

Comment fonctionne un logiciel de facturation électronique ?

La facturation électronique peut être réalisée en quelques secondes, puisque la facture est envoyée simultanément au client.

Lors du choix d’un programme de facturation électronique, plusieurs variables doivent être prises en compte :

  • Accessibilité. L’idéal est de choisir un logiciel auquel on peut accéder depuis différents endroits, ce qui améliore le transfert d’informations.
  • Automatisation. Recherchez un programme de facturation électronique qui vous permette d’automatiser les tâches, car cela augmentera votre productivité en réduisant le temps consacré aux tâches considérées comme routinières.
  • Légalité. Lorsqu’on parle de factures électroniques, il est important que le logiciel en question soit conforme à toutes les réglementations légales et qu’il garantisse la sécurité et la confidentialité des données traitées.
  • Intégration. Il est important que votre programme de facturation puisse être facilement intégré à d’autres programmes ou ERP que vous utilisez dans votre entreprise. Pensez qu’il est peu utile de collecter différentes données sur différents supports sans pouvoir les mettre en relation, car cela constituerait un inconvénient pour la prise de décision basée sur les informations générales de l’entreprise.